Personuppgiftspolicy

Dina personuppgifter

Rolfs Flyg & Buss samlar in personuppgifter för olika ändamål, men använder endast dessa uppgifter för att bättre kommunicera med dig som kunder samt underlätta hanteringen vid bokning av resa. Vi är måna om att respektera integriteten för dig som kund. När du lämnar personuppgifter till oss eller vi samlar in personuppgifter från dig kommer uppgifterna att behandlas i enlighet med denna personuppgiftspolicy.

Personuppgiftsansvar

Denna personuppgiftspolicy gäller för tjänster som tillhandahålls av Rolfs Flyg & Buss. Rolfs Flyg & Buss innehar i och med det ett delat personuppgiftsansvar för de personuppgifter som omfattas av denna policy. Dock är din huvudkontakt gällande personuppgifter Rolfs Flyg & Buss.

Kontaktuppgifter

Du kan kontakta oss på info@rolfsbuss.se eller via vanligt brev som skickas till Rolfs Flyg & Buss, Hjalmar Brantingsgatan 1, 417 06 Göteborg.

Insamling av personuppgifter

Personuppgifter är all typ av information som direkt eller indirekt kan kopplas till till en fysisk person som är i livet. Det gäller exempelvis adress, namn, personnummer, e-postadress och telefonnummer. Det gäller också exempelvis bokningsnummer och krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter, som till exempel IP-nummer, om de kan kopplas till fysiska personer.

Hur vi samlar in personuppgifter och vilka uppgifter vi samlar in

Rolfs Flyg & Buss samlar in personuppgifter på flera sätt, men främst direkt från dig. Insamling av uppgifter i samband med bokning och genomförande av resa När du bokar din resa på rolfsbuss.se eller hos ett ombud eller i vår butik samlar vi in personuppgifter från dig för att kunna verkställa din beställning. Det är uppgifter om personnummer, namn, födelsedatum, ålder och kön för alla resenärer på bokningen, och adress och kontaktuppgifter för huvudresenären. I samband med bokning samlar vi även in betalningsuppgifter för huvudresenären. Om bokningen omfattar barn samlar vi in samma uppgifter som ovan rörande barnet.
Om du genomför en bokning som omfattar flera personer bör du försäkra dig om att samtliga berörda personer är medvetna om denna personuppgiftspolicy och tillåter att du lämnar deras personuppgifter till oss.
När du genomför en resa med oss samlar vi även in uppgifter om din resa. Det är förutom ovan nämnda uppgifter t.ex. bokningsnummer, reslängd, resmål och vilka övriga tjänster du valde att utnyttja under resan.

Uppgifter som samlas in vid personlig kontakt

Vi samlar in personuppgifter från dig när du kontaktar oss på e-post, telefon eller på andra sätt. Främst samlar vi in de personuppgifter som behövs för att kunna besvara din fråga eller hantera ditt ärende, som namn och bokningsnummer. Beroende på hur du väljer att kontakta oss kan vi också samla in kontaktuppgifter som t.ex. e-postadress eller telefonnummer. Vid personlig kontakt samlar vi även in de övriga personuppgifter som du själv väljer att lämna till oss. Det kan t.ex. vara uppgifter om hälsotillstånd, allergier eller andra uppgifter om dig eller andra personer på din resa eller bokning.

Samtalsinspelning

När du ringer till vår kundtjänst så spelar vi in ditt samtal och sparar inspelningen i 30 dagar efter återkomst från din resa. Vi kan också komma att använda samtalen i internt utbildnings- och utvecklingsarbete. Vi samlar därmed in och lagrar alla de personuppgifter som förekommer under samtalet. Du har rätt att begära att ditt samtal inte spelas in. Du har också rätt att begära att en inspelning raderas.

Uppgifter som samlas in när du prenumererar på epost innehållande inspiration och erbjudanden

Om du väljer att prenumerera på epost innehållande inspiration och erbjudanden samlar vi in din e-postadress för att kunna skicka epost till dig.

Uppgifter som samlas in vid användning av våra digitala tjänster

När du använder vår hemsida samlar vi in uppgifter om ditt användande av tjänsten. En del av dessa uppgifter kan vara personuppgifter, som t.ex. ditt IP-nummer eller bokningsnummer. Vi samlar också in uppgifter om hur du navigerar i tjänsten, vilka sidor du besöker, vilka sökningar du gör och vilka reseprodukter du är intresserad av.

Uppgifter som samlas in när du lämnar feedback på vår webbplats

Om du lämnar feedback via vår feedbackfunktion på rolfsbuss.se har du möjlighet att lämna fritextsvar. Om du lämnar några personuppgifter i dessa så samlar vi in dem.

Uppgifter som samlas in från någon annan än dig

Vid bokning och vid kontakt med oss i olika ärenden förekommer det att en person lämnar personuppgifter om en eller flera andra personer i ett resesällskap. Vi förutsätter att den som lämnar uppgifterna har samtliga resenärers samtycke till att lämna dessa personuppgifter. Om du inte själv har genomfört en bokning utan någon annan har gjort en bokning där du ingår samlar vi in personuppgifter om dig från den personen. Det samma gäller om någon annan har varit i kontakt med oss för din räkning. För att kunna hålla dina personuppgifter uppdaterade och korrekta kompletterar och uppdaterar vi dina personuppgifter genom inhämtning från privata och offentliga register.

Hantering och lagring av personuppgifter

Rolfs Flyg & Buss rättsliga grund att behandla dina personuppgifter

Rolfs Flyg & Buss behandlar dina personuppgifter lagenligt. Det kan förekomma att samma personuppgift behandlas både med stöd av fullgörande av reseavtalet, specifikt av samtycke eller med stöd av att uppgiften är nödvändig för att uppfylla andra rättsliga förpliktelser. Det innebär att även om du återkallar ditt samtycke och den behandling som grundas på samtycket upphör, kan personuppgiften ändå finnas kvar hos oss för andra syften. I huvudsak behandlar vi dina uppgifter för att fullgöra ett avtal som du är delaktig i, exempelvis resevillkoren, eller baserat på ett befogat intresse, som exempelvis marknadsföringssyften.

Administration av din resa

För att kunna leverera de resetjänster du har beställt av oss använder vi dina personuppgifter på olika sätt. Uppgifterna används för att ställa ut biljetter och resedokument, för att göra hotellbokningar och genomföra betalningen av de tjänster du har beställt. Administration av din resa inkluderar också användning av dina uppgifter till bokföring, avräkning och revision, kredit eller andra verifieringar av betalkort, immigration och tullkontroll.

Presentkort

Om du köper presentkort eller får ett presentkort utställt till dig hanterar vi dina personuppgifter för att ställa ut och administrera presentkortet. Vi använder mottagarens e-postadress eller mobiltelefonnummer för att kunna skicka ut digitala presentkort och beställarens e-postadress för att kunna skicka en kopia på bekräftelsen. Vi använder ditt namn, adress och telefonnummer för att kunna ställa ut och leverera fysiska presentkort. Vi hanterar dina betalningsuppgifter för att kunna genomföra betalningen. Om du väljer att skriva personuppgifter i meddelandefältet samlar vi in dessa.

Kundvård

Vi använder dina personuppgifter för att kunna ge dig service om du kontaktar oss med frågor, synpunkter eller t.ex. reklamationer. Vi använder ditt namn och bokningsnummer för att identifiera dig och din resa. Vi använder dina kontaktuppgifter, som e-postadress och telefonnummer för att kunna kontakta dig i samband med frågor och ärenden. Vi kan också komma att använda alla de övriga personuppgifter som vi samlat in om dig för att hantera din fråga eller ditt ärende beroende på vad som är relevant i det enskilda fallet.

Utskick av information

När du har bokat en resa med oss använder vi dina personuppgifter för att skicka bokningsbekräftelse, betydande information om din kommande resa och erbjudanden kopplade till resan. Sådana utskick sker till den e-postadress som har lämnats i samband med bokning. Vi skickar information om avvikelser, som t.ex. tidtabelländringar och ombokningar. Sådan information kan skickas via e-post, brev, SMS eller lämnas via telefonsamtal beroende på avvikelsens art och vilka kontaktuppgifter vi har till dig. Vi skickar även betalningspåminnelser via e-post och SMS.

Marknadsföring och personifiering

Kundinformation kan användas i marknadsföringssammanhang av Rolfs Flyg & Buss i samband med specifika resor. Om du har valt att ta emot epost innehållande inspiration och erbjudanden från oss använder vi dina personuppgifter för att skicka e-post till dig. På våra webbplatser använder vi information om våra användare för s.k. personifiering. Det innebär att vi använder de uppgifter vi har samlat in om dig och din användning av våra tjänster för att påverka hur innehållet på webbplatsen ser ut när just du besöker oss. Anpassningen kan t.ex. vara att vi sparar och visar uppgifter om resmål du sökt på vid tidigare besök på vår webb, språkpreferenser, och att vi visar annonser och erbjudanden som vi tror passar just dig och dina reseönskemål. Om du använder Facebook eller Instagram och har samma e-postadress eller telefonnummer registrerat där så kan vi komma att skicka riktad marknadsföring till dig på plattformen eller på andra sätt använda personifiering för att marknadsföra gentemot dig på sociala medier.

Utveckling av tjänster och service

Vi använder de uppgifter vi samlar in om våra kunder för att utveckla och förbättra våra produkter och tjänster. Det gäller dels våra digitala tjänster, där vi analyserar användarbeteende för att utveckla hur vi presenterar information, erbjudanden och utformar funktioner. Det gäller också utveckling av våra produkter efter kunders önskemål och beteende och för att t.ex. åtgärda brister eller öka säkerheten. I huvudsak använder vi anonyma eller anonymiserade uppgifter på aggregerad nivå för att göra denna typ av analyser. Det kan dock förekomma att vi använder även personuppgifter som vi har samlat in om det är relevant.

Lagkrav

Behandling av dina personuppgifter kan ske för att vi ska kunna uppfylla förpliktelser enligt lagar och förordningar, till exempel gällande säkerhet och redovisning.

Lagringstider

Vi sparar dina personuppgifter så länge som det krävs för ändamålet med behandlingen. Om du prenumererar på e-post innehållande inspiration och erbjudanden sparas dina kontaktuppgifter så länge som du väljer att fortsätta ta emot sådan e-post. Telefonsamtal som spelas in sparas i 30 dagar från återkomst. Samma personuppgift kan lagras på flera olika ställen för olika ändamål. Det kan innebära att en uppgift som ar gallrats ur ett system för att den inte längre är nödvändig kan finnas kvar i ett annat system där den lagras med stöd av samtycke eller för ett annat ändamål där personuppgiften fortfarande behövs.

Rolfs Flyg & Buss tekniska och organisatoriska åtgärder för säker behandling av dina personuppgifter

Vi vidtar löpande åtgärder för att uppfylla principerna om ”inbyggt dataskydd och dataskydd som standard”. Vi utvärderar kontinuerligt riskerna med den personuppgiftsbehandling som sker och vidtar nödvändiga säkerhetsåtgärder för att minska riskerna.

Utlämning av personuppgifter

Avtalspartners och IT-leverantörer

Vi använder oss av ett antal olika IT-tjänster och IT-system i vår verksamhet. I vissa av dessa lagras och hanteras personuppgifter. Vi är måna om din integritet och säkerheten för dina uppgifter vid all sådan hantering. Vissa system är installerade lokalt hos oss och det är bara vår personal som har tillgång till uppgifterna. I dessa fall sker ingen överföring till tredje part. Vissa system är dock installerade hos leverantören och innebär att vi överför personuppgifter till leverantören. I dessa fall är leverantören vårt personuppgiftsbiträde och hanterar uppgifterna på vårt uppdrag och enligt våra instruktioner.

Google API Services User Data Policy

Vi använder oss av information som levereras av Google APIs. Informationen vi tillhandahåller från Google APIs följer Google API Services User Data Policy och Limited Use requirements.

Interna IT-system

Internt hanterar vi personuppgifter i vår kunddatabas, i vårt bokningssystem, i vårt kundtjänstsystem och i ett system för datahantering och dataförbättring. Dessa system är till för att kunna leverera de tjänster du har beställt från oss och för att kunna hantera frågor och kundvård i samband med utförandet av dessa tjänster. I dessa system kan samtliga de personuppgifter vi samlar in komma att hanteras.

Kontakttjänster

Vi använder oss av externa leverantörer för att tillhandahålla information via SMS inför och under en resa. Dessa leverantörer får tillgång till personuppgifter i form av telefonnummer.

Leverantörer av reserelaterade tjänster

För att tillhandahålla en del av de tjänster du har beställt från oss använder vi oss av underleverantörer och avtalspartners. Ofta är det nödvändigt att vi lämnar personuppgifter till dessa för att tjänsten ska kunna utföras.

Resebyråer och digitala partners

När du bokar en resa med Rolfs Flyg & Buss via en resebyrå eller en webbplats (digital partner) som vi samarbetar med för marknadsföring av våra resor kan det förekomma att du själv lämnar personuppgifter till resebyrån eller webbplatsen. Dessa personuppgifter ansvaras för och hanteras av respektive aktör i enlighet med deras personuppgiftspolicy. När en bokning är genomförd genom en resebyrå eller digital partner skickar vi vissa personuppgifter till respektive aktör för att bekräfta att bokningen är gjord. Avseende digitala partners rör det sig om pseudonymiserade uppgifter och bokningsnummer. Aktörerna kan inte direkt genom dessa uppgifter identifiera dig som resenär. När du bokar genom en resebyrå lämnar du själv dina personuppgifter till resebyrån och samtycker till att resebyrån behandlar dessa i sin verksamhet. Resebyrån kan därför identifiera dig t.ex. med hjälp av ditt bokningsnummer. Vi ansvarar inte för resebyråns hantering av de personuppgifter du själv lämnat direkt till resebyrån.

Flygbolag

Flygbolagen får tillgång till personuppgifter om de resenärer som ska resa med respektive flygbolag. Det är uppgifter om namn, födelsedatum, ålder och kön för alla resenärer på bokningen, och adress och kontaktuppgifter för huvudresenären. Överföringen av resenärsuppgifter sker antingen via datasystemet Amadeus, eller direkt till flygbolaget med passagerarlistor, så kallade paxlistor.

Hotell

Vi anlitar hotell på våra resmål både för längre perioder och för enskilda bokningar på kunders förfrågan. Hotellen får tillgång till de personuppgifter som behövs för att en bokning ska kunna göras. Det är i förekommande fall uppgifter om namn, födelsedatum, ålder och kön för alla resenärer på bokningen, och adress och kontaktuppgifter för huvudresenären.

Agenter

Beroende på vilket flygbolag som används för resan och vilken flygplats som resan avgår ifrån anlitas olika agenter för att utföra tjänster kopplade till resan på flygplatsen. Det kan t.ex. handla om incheckning eller bagagehantering. I samband med utförande av dessa tjänster kan agenten få tillgång till vissa personuppgifter som är nödvändiga för att kunna utföra tjänsten.

Rederier

Vi förmedlar kryssningsresor med ett antal olika rederier. Rederierna får tillgång till de personuppgifter som behövs för att en bokning ska kunna göras. Det är i förekommande fall uppgifter om namn, födelsedatum, ålder och kön för alla resenärer på bokningen, och adress och kontaktuppgifter för huvudresenären. Rederierna samlar också ofta själva in uppgifter direkt från resenärerna på kryssningen. Varje rederi ansvarar för hanteringen av de personuppgifter som du som resenär lämnar direkt till rederiet.

Övriga

Om du bokar andra reserelaterade tjänster via oss, t.ex. utflykter eller aktiviteter, kan i förekommande fall de personuppgifter som behövs för att leverera den beställda tjänsten lämnas över till den som ska utföra tjänsten. Det kan t.ex. vara uppgifter om namn, födelsedatum, ålder och kön för alla resenärer på bokningen, och adress och kontaktuppgifter för huvudresenären.

Utlämning till tredje land

Eftersom vi arrangerar resor över hela världen finns en del av våra samarbetspartners (t.ex. hotell och flygbolag) utanför EU/EES-området. Det betyder att personuppgifter kan komma att överföras till samarbetspartners i dessa länder för samma ändamål som beskrivs ovan. Oavsett vilket land Rolfs Flyg & Buss överför dina personuppgifter har Rolfs Flyg & Buss en skyldighet att tillse att en god skyddsnivå föreligger för dina personuppgifter.

Dina rättigheter

Nödvändig hantering av personuppgifter och hantering med stöd av samtycke

Personuppgiftsbehandling som är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra ett avtal med dig, för att vi ska kunna fullgöra en rättslig skyldighet, eller som är nödvändig med hänsyn till vårt berättigade intresse är tillåten utan samtycke. För att vi ska kunna samla in och hantera dina personuppgifter i något annat syfte krävs däremot att du samtycker till behandlingen. Du lämnar samtycke till hantering av dina personuppgifter i samband med att du använder våra tjänster på Rolfsbuss.se, vid kontakt med våra reserådgivare eller hos ett ombud eller en resebyrå.

Återkallelse av samtycke

Du kan när som helst välja att återkalla ditt samtycke genom att kontakta oss på kontaktuppgifterna ovan. Om du återkallar ditt samtycke kommer vi att radera de personuppgifter och upphöra med den behandling som omfattades av samtycket. Det kan förekomma att samma personuppgift behandlas både med stöd av samtycke och med stöd av att uppgiften är nödvändig eller med stöd av andra regler. Det innebär att även om du återkallar ditt samtycke och den behandling som grundas på samtycket upphör, kan personuppgiften ändå finnas kvar hos oss för andra ändamål.

Rätt att få information och rätt till kontroll över dina uppgifter

Om du vill ha information om vilka uppgifter vi har registrerade om dig kan du skriftligen ansöka om detta på ovanstående adress. Du har rätt att begära att uppgifterna om dig ska raderas, kompletteras eller rättas. Du har också rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas till vissa ändamål och till exempel inte används för direktreklam eller s.k. profilering. Vad som händer om du inte vill att vi ska hantera dina personuppgifter Vissa personuppgifter måste vi hantera för att kunna leverera de tjänster och produkter du har efterfrågat från oss. Om du själv gör en bokning på webben är dessa uppgifter markerade så att du tydligt ser vilka det är. Skulle du inte vilja lämna en sådan uppgift eller begära att vi raderar en sådan uppgift kommer vi inte att kunna leverera tjänsten eller produkten. Om du begär att vi inte ska hantera dina personuppgifter till marknadsföring eller profilering kommer du inte att kunna få anpassade erbjudanden och kommunikation från oss och det kan hända att vissa digitala tjänster inte kan användas eller inte fungerar korrekt i alla avseenden.

Cookies

På Rolfsbuss.se använder vi cookies för att förbättra din upplevelse, för att samla information för vår marknadsföring och för att kunna utveckla webbplatserna. Informationen lagras anonymt. Det kan förekomma att vissa personuppgifter hanteras av cookies på Rolfsbuss.se.

Om du vill klaga

Den som anser att ett företag bryter mot GDPR kan vända sig till Datainspektionen. Läs mer på Datainspektionens webbplats.